Sua empresa sabe o custo real de cada notebook, licença de software ou servidor que possui? Mais importante: ela sabe onde estão, quem os utiliza e qual o seu papel nos processos de negócio? Se a resposta for incerta, sua organização pode estar a perder dinheiro, a abrir brechas de segurança e a tomar decisões no escuro.
Muitos gestores ainda confundem a Gestão de Ativos de TI (ITAM) com um mero inventário. Embora o inventário seja uma parte do processo, ele é apenas a ponta do iceberg. A verdadeira gestão de ativos é uma disciplina estratégica, um pilar para a governança, a segurança e a saúde financeira de qualquer empresa moderna.
Por que a Gestão de Ativos de TI é um Pilar Estratégico?
Ignorar a ITAM é como tentar navegar um navio sem um mapa. Você pode até se mover, mas não saberá para onde está a ir, quais os riscos e se está a usar seus recursos da melhor forma. Uma gestão eficaz proporciona:
- Controle Financeiro Total: Permite acompanhar todo o ciclo de vida do ativo, desde a compra até o descarte, otimizando investimentos, evitando compras desnecessárias e planeando orçamentos com base em dados concretos.
- Segurança e Conformidade (Compliance): Mapear todos os ativos é o primeiro passo para proteger a sua empresa. Isso permite gerir vulnerabilidades, garantir que todos os softwares estejam licenciados corretamente (evitando multas pesadas) e responder a auditorias com agilidade.
- Eficiência Operacional: Quando a equipa de suporte sabe exatamente qual é o hardware e o software de um utilizador, a resolução de incidentes torna-se muito mais rápida e eficaz, melhorando os SLAs e a satisfação geral.
- Tomada de Decisão Embasada: Com dados precisos sobre o desempenho, a idade e o custo dos ativos, os gestores podem decidir com segurança o melhor momento para atualizar, substituir ou descontinuar tecnologias.
O Processo de Registro de Ativos na Prática: Um Guia Passo a Passo
Para que a gestão funcione, ela precisa de um processo robusto e bem definido. Um processo fraco leva a dados inconsistentes, e dados inconsistentes são inúteis.
O fluxograma abaixo, desenvolvido pela Verdanatech, ilustra um processo de registro de ativos baseado em melhores práticas de mercado, como as preconizadas pelo ITIL 4 e pela ISO/IEC 20000.
Vamos analisar cada etapa deste fluxo:
O Ponto de Partida: A Descoberta do Ativo
Tudo começa quando um novo ativo precisa entrar no radar da organização. Conforme o fluxo, isso pode ser desencadeado por três eventos principais: (i)a compra de um novo equipamento, a (ii)descoberta de um ativo que ainda não estava mapeado ou a (iii)finalização de um contrato de serviço que inclui hardware ou software.
Passo 1: Analisar Classe e Tipo
A primeira ação do “Encarregado de Ativo” é a classificação.
- Analisar Classe: O ativo é um computador, um monitor, um dispositivo de rede, uma licença? Esta primeira categorização é fundamental para organizar a base de dados.
- Analisar Tipo: Dentro da classe, qual o tipo específico? Se é um computador, é um desktop, um servidor físico ou um servidor virtual? Esta granularidade é essencial para uma gestão detalhada.
Passo 2: Coletar Dados Particulares e Identificadores Únicos
Com o ativo classificado, é hora de recolher as informações que o tornam único.
- Dados Particulares: Incluem modelo, nota fiscal, data de início da garantia, duração, etc. São informações vitais para o controlo financeiro e de ciclo de vida.
- Identificador Único: É o dado que não se repete, como o número de série (Serial Number) do fabricante, que garante a rastreabilidade inequívoca do item.
Passo 3: Definir a Nomenclatura para Cadastro
Para evitar o caos, é crucial ter um padrão. Nesta etapa, define-se o Patrimônio do Ativo (o “asset tag” da sua empresa) e outros identificadores internos. Uma nomenclatura padronizada garante que todos na organização falem a mesma língua.
Passo 4: Registrar o Ativo no SGA (CMDB)
Esta é a etapa final e mais crítica: a inserção formal dos dados no sistema.
- Registrar no SGA: O ativo é cadastrado no Sistema de Gestão de Ativos (SGA).
- Integração com BDGC e Base de Conhecimento: O fluxo demonstra maturidade ao conectar este registo a um BDGC (Banco de Dados de Gerenciamento da Configuração) e a uma Base de Conhecimento. Isso significa que o ativo não é apenas listado; ele é relacionado com outros itens, serviços e artigos de conhecimento, enriquecendo todo o ecossistema de gestão de serviços.
Ao final deste processo, temos um Ativo Registrado de forma completa, consistente e rastreável.
Verdanadesk: Muito Além de um Simples Inventário
Uma ferramenta de inventário apenas lhe diz o que você tem. Uma plataforma robusta de gestão de serviços, como o Verdanadesk, aliada a processos bem definidos, ajuda a sua organização a maximizar o valor de cada ativo.
Conheça, por exemplo, nosso emissor de Termos, podendo ser utilizado para emissão termo de responsabilidade e uso para o usuário responsável pelo uso e guarda do ativo. Ou então, a integração deste com o nosso Assinador Digital, proporcionando a comodidade e seguridade que sua organização precisa para manter registros com respaldo jurídico.
Na Verdanatech, entendemos que a tecnologia sem processo é apenas uma despesa. Por isso, a nossa abordagem vai muito além de simplesmente fornecer um software. Nós entregamos a solução completa:
- A Ferramenta (Verdanadesk): Uma plataforma flexível para implementar processos como o que acabámos de descrever.
- Os Processos: Desenhamos e ajudamos a implementar fluxos de trabalho baseados nas melhores práticas globais, garantindo que a sua operação seja eficiente e conforme.
- O Suporte e o Treinamento: Capacitamos a sua equipa com treinamento técnico fundamentado nos princípios do ITIL 4, na norma de gestão de serviços ISO/IEC 20000 e, crucialmente, na norma internacional específica para gestão de ativos, a ISO 55000.
Transformar a gestão de ativos de uma tarefa burocrática para uma vantagem estratégica é uma jornada. A Verdanatech é a parceira ideal para guiar a sua empresa em cada passo desse caminho.
Vamos conversar a respeito? comercial@verdanatech.com
